به گزارش گروه علم و فناوری ایسکانیوز، گروهی از دانشمندان، در مورد جلسات محل کار افراد 200 مورد مطالعه و تحقیق انجام دادند و به مجموعه ای از دستورالعمل ها برای جلسه ای کامل و خوب دست یافتند. یافته های این دانشمندان در نشریه علوم روانشناسی منتشر شد.
جلسات کاری که در شرایط مناسب انجام شوند می توانند محرک تفکر انتقادی، خلاقیت حل مسئله و انگیزشی باشند. با این حال، بسیاری از کارکنان این جلسات را ناکارآمد و نوعی اتلاف وقت می دانند. نگرش کارکنان نسبت به جلسات می تواند بر رفتار و عملکرد آنها تاثیر بگذارد.
شرکت ها منابع زیادی از جمله زمان و پول را برای برگزاری جلسات کاری صرف می کنند در حالیکه بازدهی آن ها بسیار کم است.
موارد زیادی وجود دارند که در خلال و بعد از یک جلسه باید مورد توجه قرار گیرند.
«جوزف آلن» از دانشگاه «نبراسکا اوهاما» گفت:« جلسات کاری معمولا مناسب نیستند. علم به ما راهکارهایی نشان می دهد تا به وسیله آن به بهبود یک جلسه بپردازیم.» روسا می توانند سازماندهی بهتری داشته باشند جلسات را راس ساعت آغاز کنند و این اطمینان را به شرکت کنندگان دهند که محیطی قابل اطمینان برای اشتراک گذاری نظرات ایجاد کرده اند بدین طریق شرکت کنندگان آماده و به موقع حاضر می شوند.
به گفته محققان، بهبود شرایط جلسات ممکن است، اما کار ساده ای نیست.
در ادامه برخی از الزاماتی را که برای یک جلسه خوب باید در نظر گرفت از جمله مواردی که بعد از یک جلسه رخ می دهد را توضیح می دهیم.
قبل از یک جلسه
برآورد نیازهای فعلی سازمان: جلسات نباید به منظور اطلاع رسانی درباره مسائل غیر ضروری و به اشتراک گذاشتن اطلاعات روزمره باشد. برگزاری جلسه برای موضوعاتی که نیاز به حل مسئله، بحث های گسترده و تصمیم گیری دارند است.
دستور کار داشته باشید: داشتن دستورالعمل به همه کمک می کند تا اولویت ها را درک و خود را آماده کنند.
دعوت از افراد مناسب: دعوت از افرادی که دارای تخصص هستند، به اهداف جلسه کمک می کند. دعوت از افرادی که مستقیما در بحث قرار نگرفته یا تخصص کافی ندارند باعث به وجود آوردن حس هدر رفتن وقت و ناراحتی آن ها می شود.
در طول جلسه
تمرکز کنید: روسا باید اطمینان حاصل کنند که دستور کار و هدف جلسه دنبال می شود. رفتارهای ناکارآمد باید اصلاح شوند و جهت گیری ها در صورت لزوم باید هدایت شوند.
کمی شوخ طبعی به خرج دهید: کمی خنده به حس راحتی و تحریک رفتارهای مثبت کمک می کند. فضای آرام تر باعث تشویق تعامل و حل مسائل می شود.
تشویق به مشارکت افراد: علم نشان می دهد که اجرا کنندگان موفق با استفاده از جلسات، درک گروهی از مسائل حرفه ای را تسهیل و اهداف را تعیین می کنند و از بازخورد و نقد ها بهره می برند.
شکایت های خود را کنترل کنید: شکایت می تواند احساسات منفی مانند بی حوصلگی و ناامیدی ایجاد کند، بنابراین شکایت های غیر ضروری را در اسرع وقت پایان دهید.
بعد از جلسات
صدای ضبط شده دقیقه های جلسات را منتشر کنید: دقایق جلسه شامل تصمیم گیری ها و بحث هاست که انتشار آن باعث یادآوری تصمیمات، برای شرکت کنندگان و مفید، برای افرادی است که در جلسات حضور نداشته اند.
درخواست بازخورد: این درخواست به مدیران این اجازه را می دهد تا مشکلات را شناسایی و به آن ها پاسخ مناسبی دهند همچنین رضایت شرکت کنندگان را افزایش می دهد. بازخورد می تواند به بهبود ساختار و سازماندهی جلسات آینده کمک کند.
برنامه ریزی برای آینده: رهبران باید برنامه های آینده و پیگیری های مربوط به نتایج کوتاه مدت و بلند مدت جلسه را برنامه ریزی کنند.
از نظر دانشمندان باید تحقیقات بیشتری در این زمینه انجام گیرد بخصوص در زمینه جلسات به صورت تلفنی و ویدئو کنفرانس، چون ساختار اینها با بقیه جلسات متفاوت هستند.
تکنولوژی حال حاضر مانند ضبط ویدئو و صدا، بشر را قادر ساخته تا تجزیه و تحلیل های بهتری از جلسات خود ارائه دهد.
این پیشرفت ها به دانشمندان کمک می کند تا رفتارها و اطلاعات بیشتری از جلسات به دست آورده و به بهبود آن ها کمک کنند.
انتهای پیام/
