به گزارش گروه علم و فناوری ایسکانیوز، سبک نوشتاری ایمیل به استادها خواستار رسمیت بیشتر، سخت‌تر بودن و پیروی از استانداردهای انگلیسی است و باید مواردی چون املا، نقطه‌گذاری و نحو در آنها رعایت شود.
دانستن اینکه چگونه و چه زمانی درحال نوشتن ایمیل نوشتن هستید یا اینکه به چه فردی آن را ارسال می‌کنید از نکاتی است که باید درنظر داشته باشید؛ بنابراین، اگر هنگام مکاتبه با دوستانتان از ایموجی ها، اختصارات و غیره، استفاده می کنید در مورد استادان دانشگاه که به ایمیل به چشم نامه‌ای رسمی می‌نگرند این کار را انجام ندهید.
برای این که ایمیلتان موثر باشد باید به کلمات شکل داده و به توجه مخاطبان، هدف و سبک ( و یا نوع نوشتن، مثلا یک ایمیل دانشگاهی) توجه کنید.
در ادامه برخی از توافقنامه‌های کلیدی برای ارسال ایمیل به استادان دانشگاه را ذکر می‌کنیم؛
- از یک خط موضوع مشخص استفاده کنید. نوشتن موضوع در قسمت ایمیل بیشتر از واژه هایی چون «heeeeelp» و یا خالی گذاشتن محل عنوان تاثیرگذار خواهد بود. در مواردی که درخواست ارسال مقاله ای از استاد را دارید اگر عنوان آن را به صورت خلاصه در عنوان میل ذکر کنید، احتمالا پاسخ زودتری دریافت خواهید کرد.
- از احترام و امضا استفاده کنید. به جای این که به سرعت به متن اصلی بپرید با کلماتی مانند« Hello» یا «Good afternoon» آغاز کنید. اگر چه این عنوان بستگی به رتبه استادان دارد؛ اما معمولا واژه «Professor» برای استاد مناسب‌تر است. به طور مشابه، در انتهای ایمیل خود از واژه‌های «Best» یا «Sincerely» استفاده کنید و سپس نام خود را بیاورید.
- از علائم نگارشی استاندارد، املا و دستور زبان مناسب استفاده کنید. جملات را واضح و به شکلی رسمی بیان کنید.
- از نگرانی‌ها در مورد انجام وظایف خود آگاه باشید. استادان فکر می‌کنند که دانشجویان وظایف خود را دست کم می گیرند. برای مثال اگر تکالیف خود را انجام نداده اید در ایمیل با ذکر این مسئله که «به اندازه کافی خوب برنامه‌ریزی نکرده بودید» و «هرگونه سیاستی را که برای این دیرکرد در نظر می گیرند، می پذیرید» شروع کنید.
- نقش خود را در حل کردن آنچه در ایمیل مدنظر دارید نشان دهید. برای مثال اگر سوال شما در مورد کارهایی است که باید برای جلسه بعدی کلاس انجام دهید، آن را به صورت مستقیم نپرسید و سعی کنید تا نشان دهید به دنبال پاسخ سوال خود در سایت دانشگاه و دوستان گشته؛ اما آن ها را پیدا نکرده‌اید تا به گونه‌ای استاد از تلاش شما برای حل مسئله توسط خودتان آگاه باشد.
رعایت نکات ذکر شده موثر خواهد بود؛ اما در مورد ایمیل به خاطر داشته باشید که نوشتن ایمیل به صورت موثر به معنای رعایت تمامی قوانین نیست. نوشتن به طور موثر به معنای یک عمل برای ارتباطات انسانی، شکل دادن به کلمات خود با توجه به این که به چه کسی می نویسید، است.
انتهای پیام/