فربد رزازی، معاون باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی، در گفت‌وگو با خبرنگار گروه دانشگاه ایسکانیوز در مورد نحوه عملکرد و کارایی طرح حامی در تمامی واحدهای دانشگاه آزاد بیان کرد: تمامی دانشجویان پس از اینکه در دانشگاه ثبت نام می‌کنند، صاحب ایمیل می‌شوند. این امر زمانی انجام می‌شود که به عنوان یک دانشجوی فعال در دانشگاه شناخته می‌شود. دانشجو باید وارد سامانه mail.iau.ac.ir شود. در زمان ثبت نام تمامی دانشجویان ایمیل یا شماره تماسی را وارد می‌کنند که اگر دچار فراموشی رمز عبور شده اند میتوانند از طریق فراموشی رمز عبور ایمیلشان را دریافت کنند.

وی ادامه داد: زمانی که ایمیل در اختیار دانشجویان قرار می‌گیرد، بعد از ۴۸ ساعت می‌توانند صاحب پیشخوان درخواست دانشجویی شوند و در قسمتی که شبیه آیکون آدمک بالای صفحه ایمیل قرار دارد، نیازها و درخواست های اداری خودشان را ثبت کنند. دانشگاه مربوطه نیز موظف است جتی المقدور به صورت مجازی تمام فرآیندها را طی کند و بعد پاسخ درخواست را به صحه ایمیل دانشجو ارجاع دهد.در این صورت دانشجو فقط برای درس خواندن به دانشگاه مراجعه می‌کند و بابت امور اداری در طبقات و اتق های دانشگاه حیران و سرگردان نیست.

رزازی افزود: این سامانه برای همه دانشجویان فعال است. حامی برای هر رشته، هر ورودی و هر واحد دانشگاهی برخط است. خوشبختانه نظام اداری لازم برای پیگیری در همه واحدها و حتی سازمان مرکزی ایجاد شده است. روند ذکر شده به صورت اتوماتیک برقرار است و دانشجو گس از ثبت نام به یک خوشه‌ای منتسب می‌شود و می‌تواند فرآیندهای اداری خود را انجام دهد.

وی در مورد زمان راه‌اندازی این سامانه اظهار کرد: از اوایل اردیبهشت ماه سال ۱۴۰۴ سامانه حامی راه‌اندازی شد و یک طرح جوانی است که در حال رسیدن به بلوغ و استقرار کامل و مستقل شدن است.

معاون باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد در رابطه با سپردن تمام امور به این سامانه افزود: بر اساس آنچه ذکر شد، فقط امور اداری دانشجویان انجام می‌شود و تمامی دانشجویان کماکان برای برقراری ارتباط با اساتید و مدیر گروه در جهت انتخاب و چگونگی نوشتن مقالات خود بایستی در دانشگاه به صورت حضوری کارهای خود را انجام دهند. ولیکن اینکه تقاضای سنوات، مرخصی ترم و تقاضای کارت دانشجویی داشته باشد، از طریق این سامانه انجام می‌شود.

وی در رابطه با تاخیر در پاسخگویی سیستماتیک طرح حامی تاکید کرد و گفت: پیشخوان بعد از ثبت درخواست دانشجو یک کد پیگیری به دانشجو می‌دهد که بعد از آن دانشجو می‌تواند بر اساس آن چک کند که درخواستش در کدام مرحله قرار دارد. در صورتی که این روند قبلا وجود نداشت و به تازگی با وجود چنین روندی درخواست ها کامل ثبت می‌وند و به صورت کاملا متمرکز توسط سازمان مرکزی نظارت می‌شوند. همچنین تمام حامیان درخواست‌های دانشجویان را کامل بررسی می‌کنند تا درخواسته‌های انباشته یا پاسخ نداده شده را نداشته باشیم.

وی ادامه داد: با توجه به تعداد یک میلیون و ۵۰۰ هزار دانشجویی که در سطح دانشگاه آزاد داریم در تلاش هستیم بهینه سازی کنیم و بستری را برای رسیدگی به شکایات و پیشنهادات دانشجویان ایجاد کنیم.

رزازی یادآور شد: در هر واحد دانشگاهی، یک مدیر در حوزه درخواست‌های دانشجویی وجود دارد که ذیل معاونت باشگاه در واحدهای دانشگاهی فعالیت می‌کند. او اولین کسی است که میتوان از وی موضوع تاخیر در پاسخ دهی درخواست دانشجویان را پیگیر شد. این افراد در سطح دانشگاه شناخته شده هستند که می‌توان با ایمیل زدن به این افراد دلیل را عدم پاسخگویی را جویا شد که ایمیل را متعاقبا اعلام خواهیم کرد. در این روش دانشجویان متوجه می‌شوند که با چه نظمی و به چه کسی ایمل بزنند و مطالبه کنند که چرا درخواست ها به نتیجه یا نتیجه مطلوب نرسیده است.

وی گفت: ارزیابی حامیان نیز هر سه ماه یکبار انجام می‌شود که رفتار، اهمیت دادن به امور، سرعت پاسخگویی و در نهایت کیفیت نتیجه مطلوب بررسی می‌شود. البته هدف این سنجش فقط در مقیاس باقی نمی‌ماند و مزایا و معایبی هم خواهد داشت.

وی همچنین در پاسخ به اینکه دانشجویان چه اموراتی را می‌توانند در حامی درخواست کنند، گفت: این موارد در اختیار واحد دانشگاهی است که چه چرخه‌های اداری را در حامی در اولوبت قرار دهد. از دید ما در سازمان مرکزی اینگونه است که تمام فرایندهای اداری باید ثبتی در طرح حامی داشته باشند که دانشجو بتواند دلیل طولانی شدن پاسخگویی را مطالبه کند. برای اینکه واحد دانشگاهی خودش را با این نظام تطبیق دهد، تصمیم‌گیری با همان واحد است.

رزازی در مورد تجمیع امضاهای قبل از فارغ التحصیلی در طرح حامی خاطرنشان کرد: پیچیده‌ترین فرایند برای تمام دانشجویان فارغ التحصیلی است و چون ذینفعان و ذی اثران زیادی وجود دارد، عوامل زیادی باید فارغ التحصیلی دانشجو را تایید کنند؛ در نتیجه یک چرخه ساده نیست. اما برنامه‌هایی وجود دارد که در شش ماه آینده امکانات لازم را برای پیگیری این فرایند در سامانه حامی ایجاد کنیم.

معاون باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد در مورد شگفتانه این طرح بیان کرد: به زودی با همکاری مرکز فناوری اطلاعات دانشگاه و همچنین واحدهای مختلف دانشگاهی و فعال کردن نمونه‌های آن، موضوع استعلام مدارک و امضای الکترونیک به سامانه ایمیل دانشجویی اضافه می‌شود.

وی خاطرنشان کرد: تعداد زیادی از موارد اداری مربوط امضاهایی است که فقط خارج از دانشگاه معتبر هستند. در این راستا ما باید از سازمان‌های مختلف مثل وزارت علوم استعلام بگیریم که این گواهی یا مدرک از طرف دانشگاه صادر شده است یا خیر. این بخش به زودی با همکاری عوامل مختلف رونمایی خواهد شد و فرآیند آسانی را ایجاد خواهد کرد.

انتهای پیام/