به گزارش خبرنگار گروه دانشگاه ایسکانیوز، دانشگاه آزاد اسلامی با هدف ارتقاء کیفیت خدمات اداری و ارتباطات دانشجویی، اقدام به اجرای طرح پیشخوان درخواستهای دانشجویی کرده است. این طرح، که بخشی از برنامههای کلان دانشگاه برای بهینهسازی فرایندهای اداری است، بر کاهش مراجعات حضوری دانشجویان، افزایش شفافیت و سرعت در پیگیری درخواستها تمرکز دارد.
این طرح به همت باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان، با مشارکت مدیران و متخصصان حوزههای مختلف دانشگاه آزاد به مرحله اجرا درآمده است. فربد رزازی، معاون دانشجویی باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان در گفتوگو با خبرنگار گروه دانشگاه ایسکانیوز جزئیات این طرح را تشریح کرده است.
تسهیل تعامل دانشجویان با دانشگاه
معاون دانشجویی باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان گفت: هدف اصلی این طرح، تغییر نظام تعامل دانشجویان با دانشگاه در حوزه اداری است. در حال حاضر، دانشجویان در صورت داشتن درخواست، بهصورت مستقیم به بخشهای تخصصی مراجعه میکنند که این مراجعه معمولاً حضوری است. دانشجو شخصاً مسئول پیگیری و نظارت بر جریان درخواست در ایستگاههای مختلف اداری است. بهبیاندیگر، هر ایستگاه از این فرآیند، وظیفهٔ خود را انجام میدهد و سپس دانشجو را به ایستگاه بعدی ارجاع میدهد.
وی افزود: بهعنوان مثال، اگر دانشجویی بخواهد مرخصی تحصیلی دریافت کند، باید ابتدا درخواست خود را به مسئول مربوطه در حوزه دانشجویی ارائه دهد. این مسئول، درخواست را بررسی کرده و سپس فرم را به دانشجو تحویل میدهد تا به بخش آموزش یا سایر حوزهها ارسال کند. در نهایت، ممکن است درخواست به ستاد دانشگاه یا سازمان مرکزی ارسال شود. در این فرایند، دانشجو نقش پیگیر اصلی را ایفا میکند.
رزازی تشریح کرد: پیشخوان درخواستهای دانشجویی، با هدف اصلاح این نظام طراحی شده است. این پیشخوان، وظیفه راهنمایی و پیگیری درخواستها را بر عهده دارد و به دانشجویان کمک میکند تا درخواستهایشان در نظام اداری دانشگاه بهصورت قابل پیگیری و منظم ثبت شود. به این ترتیب، دانشجو نیازی ندارد شخصاً برای پیگیری درخواست خود به بخشهای مختلف مراجعه کند. این پیشخوان، در واقع نقطه اتصال دانشجو و دانشگاه خواهد بود.
هر ۳۰۰ تا ۶۰۰ دانشجو یک حامی خواهند داشت
وی تصریح کرد: در استان تهران حدود سی نفر بهعنوان حامی دانشجویان مشخص شدهاند. هر حامی بهطور میانگین مسئولیت پشتیبانی از ۶۰۰ دانشجو را بر عهده دارد. البته این عدد نوعی است. دانشجوها بر اساس رشته تحصیلی، سال ورود و واحد دانشگاهی تقسیم بندی شدهاند. هر دسته دانشجویی از ۳۰۰ تا ۱۰۰۰ دانشجو تشکیل شده که عدد ۶۰۰ متوسط این بازه است. دانشجو نیازی ندارد بداند حامی او چه کسی است؛ سیستم بهصورت خودکار هر درخواست را به حامی مربوطه ارجاع میدهد. حامی نیز وظیفه بررسی درخواست، ارائه راهنمایی لازم و پیگیری درخواست تا رسیدن به نتیجه را بر عهده دارد.
حامیان نامههای دانشجویان را پیگیری میکنند
معاون دانشجویی باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان در ادامه گفت: در این سامانه، دانشجو میتواند بهصورت آنلاین مشاهده کند که درخواست او در چه مرحلهای قرار دارد. حامیان معمولاً از کارکنان دانشگاه هستند که با توجه به تخصص، رشته و نیازهای دانشجویان انتخاب میشوند. وظیفه حامیان شامل بررسی درخواستها، راهنمایی و ارسال درخواست به بخشهای مرتبط است. در نهایت، نتیجه درخواست به دانشجو اطلاع داده میشود.
وی افزود: معیار انتخاب حامیان بر اساس تخصص و تجربه آنها در بخشهای مختلف دانشگاه تعیین میشود. این افراد از حوزههای آموزش، دانشجویی، مالی و سایر بخشهای مرتبط انتخاب میشوند. در نهایت، این افراد به باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان منتقل میشوند تا بهعنوان حامی دانشجویان فعالیت کنند. با استقرار این سیستم، حجم مراجعات حضوری به بخشهای تخصصی کاهش مییابد و همکاران اداری میتوانند بر وظایف تخصصی خود تمرکز کنند.
رزازی با بیان اینکه در دانشگاه آزاد، تنوع زیادی از درخواستها وجود دارد؛ گفت: برخی از این درخواستها، مانند اعتراض به نمره یا انتقال دانشجو، سامانه و روند مشخصی دارند. بهعنوان مثال، اعتراض به نمره از طریق سامانه آموزشی قابل پیگیری است و روند مشخصی دارد که شامل بررسی توسط استاد، شوراهای دانشکده و کمیسیونهای سطح بالاتر میشود. همچنین درخواست انتقال یا مهمانی دانشجو از طریق سامانه منادا انجام میشود.
وی تصریح کرد: اما بسیاری از درخواستهای دانشجویان، بهویژه درخواستهای اداری، ساختار و سامانه مشخصی ندارند. این درخواستها از طریق پیشخوان ثبت و پیگیری میشوند. هدف از این سیستم، مهندسی و بهینهسازی فرایندهای اداری است تا این درخواستها نیز قابل پیگیری و مشاهده باشند. در آینده، برخی از این فرایندها ممکن است به سامانههای تخصصی منتقل شوند.
مدیران باشگاه پژوهشگران جوان، معاون روسای واحدها میشوند
رزازی تشریح کرد: باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان، علاوه بر نقشهای قبلی خود، اکنون وظیفه مدیریت و پیگیری درخواستهای دانشجویی را نیز بر عهده گرفته است. پیش از این، فعالیت باشگاه عمدتاً دانشجو محور بود و بدنه اداری سنگینی نداشت. اما اکنون، با توجه به نیازهای اداری دانشجویان، ساختار باشگاه تقویت شده و تعداد کارکنان آن افزایش یافته است. در رأس این هرم، رئیس باشگاه قرار دارد که معمولاً معاون واحد دانشگاهی است. همچنین، دبیری برای پیشخوان و فعالیتهای دانشجویی و یک دستیار تخصصی برای امور مرتبط تعیین شده است. این تغییرات باعث شده تا باشگاه بتواند بهطور مؤثرتری نیازهای دانشجویان را پاسخ دهد.
انتهای پیام/
خبرنگار: کوشا ساسانیان
نظر شما