به گزارش خبرنگار گروه دانشگاه ایسکانیوز، دانشگاه آزاد اسلامی با هدف ارتقاء کیفیت خدمات اداری و ارتباطات دانشجویی، اقدام به اجرای طرح پیشخوان درخواست‌های دانشجویی کرده است. این طرح، که بخشی از برنامه‌های کلان دانشگاه برای بهینه‌سازی فرایندهای اداری است، بر کاهش مراجعات حضوری دانشجویان، افزایش شفافیت و سرعت در پیگیری درخواست‌ها تمرکز دارد.
حامی حالا مدتی است که به همت باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان، با مشارکت مدیران و متخصصان حوزه‌های مختلف دانشگاه آزاد به مرحله اجرا درآمده است.
شهرام لک رئیس دانشگاه آزاد اسلامی خوزستان در گفت‌وگو با ایسکانیوز با تشریح آخرین وضعیت اجرای طرح حامی در این استان، گفت: ۱۰۸ نفر در استان به عنوان حامی انتخاب شده‌اند و به ازای هر ۷۰۰ دانشجو یک حامی داریم.
وی ادامه داد: جلسات هماهنگی برگزار شده و اتفاقاً روز سه‌شنبه نیز جلسه‌ای برای برگزاری نشست‌های استانی با حضور نمایندگان باشگاه برگزار خواهد شد تا این برنامه کاملاً به مرحله‌ی اجرایی شدن برسد. این طرح اکنون شکل اجرایی به خود گرفته است، اما فکر می‌کنم تا قبل از پایان سال بتوانیم آن را در استان عملیاتی کنیم.
لک درمورد برخی نگرانی‌ها از پیگیری نشدن درخواست‌های دانشجویان توسط حامی‌ها اظهار کرد: تمام فعالیت‌های حامیان در سیستم قابل ارزیابی است. همینطور کسانی به عنوان حامی انتخاب شدند که دلسوز و پاسخگو هستند. بنابراین نگرانی از بابت انجام نشدن کار دانشجویان وجود ندارد.
شفافیت سامانه و ارزیابی مستمر حامی‌ها مانع بروز مشکل در پیگیری امور دانشجویان می‌شود
دهقانی اشکذری رئیس دانشگاه آزاد اسلامی یزد نیز به خبرنگار ایسکانیوز می‌گوید: فاز اول طرح در استان، انتخاب ۳۰ حامی بود که در نتیجه اکنون به ازای هر ۶۰۰ نفر دانشجو یک حامی داریم.
وی اضافه کرد: فاز دوم، ارائه ایمیل‌های دانشجویی است که باید از سوی دانشگاه انجام شود. در حال آموزش به دانشجوها هستیم تا درخواست‌هایشان را زین پس در ایمیل ارسال کنند.
به گفته رئیس دانشگاه آزاد یزد، کارگاه‌های آموزشی برای حامیان برگزار شده تا افراد با فرآیند جدید ایمیل و عملیات آن آشنا شوند.
وی تاکید کرد: فاز مهم این پروژه فرهنگ‌سازی است تا دانشجویان به این سمت حرکت کنند که درخواست‌های خود را به‌صورت صحیح و از طریق ایمیل ارسال کنند. این حرکت باید در سطح کل کشور همزمان آغاز شود تا به‌درستی اجرایی شود.
دهقانی اشکذری در پاسخ به برخی انتقادها مبنی بر قابل اجرا نبودن این طرح، تصریح کرد: نقطه قوت این طرح سرعت عمل و پاسخگویی همکاران به دانشجو است. تفاوت این سیستم این است که اولاً فرآیند شفاف است. یعنی اگر کار در مرحله‌ای باقی بماند؛ کاملا مشخص است که درخواست در کارتابل چه کسی باقی مانده و چند روز باقی مانده است.
رئیس دانشگاه آزاد یزد معتقد است، در چنین شرایطی، دانشجو می‌تواند از طریق مدیر بالادستی فرد حامی، درخواست خود را پیگیری کند.
وی ادامه داد: در این سیستم، رصد مستند انجام می‌شود و معاونت اداری و باشگاه پایش آن را مرتبا انجام می‌دهند. در حالی که در مراجعه حضوری چنین نظارتی وجود ندارد و ممکن است دانشجو پاسخ مناسبی دریافت نکند.
دهقانی اشکذری خاطرنشان کرد: در این میان، آموزش همکاران دانشگاهی ضروری است. همچنین، در انتخاب افراد نیز بهترین گزینه‌ها در نظر گرفته شده‌اند، افرادی که هم تعهد دارند، هم از نظر فنی توانمند هستند و هم پاسخگویی خوبی دارند.
حامی، مشاور و هدایتگر تحصیلی دانشجو می‌شود
سید عبدالله میرغیاثی رئیس دانشگاه آزاد اسلامی استان مازندران در گفت‌وگو با ایسکانیوز تشریح کرد: ایده ایجاد و اجرای این برنامه یکی از سیاست‌های دانشگاه آزاد اسلامی و دکتر طهرانچی است که با هدف تسهیل ارتباط سریع‌تر دانشجویان با حامیانی که در حوزه آموزشی برای آن‌ها در نظر گرفته شده، طراحی شده است.
وی عنوان کرد: ما به ازای هر ۶۰۰ دانشجو یک حامی در نظر گرفته‌ایم؛ به تفکیک جنسیت. یعنی حامی دانشجویان پسر از میان کارکنان مرد و حامی دانشجویان دختر از میان کارکنان زن انتخاب می‌شود.
میرغیاثی بیان کرد: دلیل این انتخاب این است که تمام امور دانشجویان تحت نظر این حامی خواهد بود که با ملاحظات خاص برای آن‌ها تعریف شده و در نظر گرفته می‌شود.
رئیس دانشگاه آزاد استان مازندران افزود: در طول دو سال دوره کاردانی و چهار سال دوره کارشناسی، دانشجو با این حامی در ارتباط خواهد بود. این حامی از مسائل شخصی دانشجو مطلع است و به نوعی نقش مشاور و هدایتگر تحصیلی او را در این دوران ایفا می‌کند.
وی اظهار کرد: برای واحدهای مختلف در سطح استان مازندران، با توجه به جمعیت دانشجویی آن‌ها، اسامی حامیان را به سازمان مرکزی معرفی کرده‌ایم. این قدم اولی بود که در این مسیر برداشته شده است.
میرغیاثی ادامه داد: ما برای هر ۶۰۰ دانشجو یک حامی در نظر گرفته‌ایم. به‌عنوان مثال، در ساری که حدود ۱۱,۷۰۰ دانشجو دارد، تقریباً ۱۷ تا ۱۸ حامی تعیین کرده‌ایم. البته مشکلی که ممکن است در برخی واحدهای ما پیش بیاید، این است که نسبت بین دانشجویان پسر و حامیان مرد یا نسبت بین دانشجویان دختر و حامیان زن، به‌طور دقیق متناسب نشود. یعنی ممکن است در بعضی از واحدها نتوانیم برای دانشجویان دختر حتماً یک خانم را به‌عنوان حامی در نظر بگیریم.
وی گفت: برای رفع این مشکل، احتمال دارد از واحدهای همجوار کمک بگیریم و کمبود حامیان خانم یا آقا را از واحدهای دیگر جبران کنیم.
تخصیص حق الزحمه به پاسخگویی حامی به دانشجویان در خارج از ساعت اداری
رئیس دانشگاه آزاد مازندران تشریح کرد: همچنین در این طرح، نیازی به مراجعه دانشجویان به حامیان وجود ندارد. زیرا هر دانشجو ایمیل دانشگاهی خود را دارد و هر کارمند نیز دارای ایمیل رسمی دانشگاهی است. بنابراین، فرآیند انجام امور از طریق ایمیل انجام می‌شود. البته، از آنجایی که در مراحل ابتدایی اجرای این طرح قرار داریم، ممکن است ناچار به برخی مراجعات حضوری باشیم، اما علت برگزاری کلاس‌های آموزشی این است که حامیان برای خدمت‌رسانی بهتر توجیه شوند.
وی گفت: همچنین ممکن است برخی وظایف حامیان خارج از ساعت اداری انجام شود، بنابراین برای این‌گونه فعالیت‌های مجازی، الکترونیکی و ایمیلی، حق‌الزحمه‌ای در نظر گرفته می‌شود تا انگیزه‌ای برای خدمت‌رسانی هرچه بهتر ایجاد شود.
دانشجو؛ محور خدمت‌رسانی در دانشگاه
فرشید سلیمی رئیس دانشگاه آزاد استان اردبیل هم با بیان اینکه هدف از این طرح ارتقای کیفیت خدمات اداری است، گفت: ارتقاء کیفیت خدمات اداری و ارتباطات دانشجویی، در قالب طرح پیشخوان درخواست‌های دانشجویی که بخشی از برنامه‌های کلان دانشگاه برای بهینه‌سازی فرایندهای اداری است، دنبال می‌شود.
به گفته رئیس دانشگاه آزاد اردبیل، حامی بر کاهش مراجعات حضوری دانشجویان، افزایش شفافیت و سرعت در پیگیری درخواست‌ها تمرکز دارد.
وی مطرح کرد: اجرای این طرح تأکیدی از سوی دانشگاه بر اصالت و محوریت نقش دانشجو در خدماتی است که دانشگاه ارائه می‌دهد. براین اساس و دستور العمل ابلاغی، در استان اردبیل تعداد 25 نفر از همکاران در قالب حامی فعالیت خواهند داشت. یعنی هر 900 دانشجو یک حامی دارند.
سلیمی تاکید کرد: با توجه به اینکه این طرح به صورت خطی است و از بالا به پایین امکان نظارت و ارزیابی دارد و لذا درخواست ها با توجه به سلسه مراتبی بودن قابلیت نظارت دارد.
خبرنگار: کوشا ساسانیان
انتهای پیام/
نظر شما